Izročanje podatkov

V Arhivu družboslovnih podatkov želimo v svoj fond prednostno vključiti najpomembnejše domače raziskave, zanimive za sekundarno analizo. Vabimo vas, da nam pri tem pomagate, s tem da podatke in spremljajočo dokumentacijo iz izbranih empiričnih raziskav, ki so nastale v vašem (so)avtorstvu, prek ADP-ja ponudite tudi drugim.

Motivacija za izročanje podatkov Arhivu

Kaj pridobimo, če izročimo podatke Arhivu? Koristi, tako za dajalca, kot tudi za širšo javnost je veliko. Navajamo najpomembnejše:

  • Izročitev podatkov iz opravljenih raziskav v Arhiv pomeni prednosti za vas kot avtorja. Podatke bomo varno spravili in pregledali. Dajalci podatkov lahko vselej dobijo izročeno gradivo, denimo iz oddaljenih lokacij ali če ga založijo.
  • Standarden opis raziskave bo dostopen preko tiskanih in računalniških katalogov, tako da bo vaše delo postalo znano širšemu občinstvu.
  • Podatki iz raziskave bodo na voljo za sekundarno analizo drugim raziskovalcem, s čimer se bo povečal njihov izkoristek . Uporabniki bodo dolžni citirati avtorja podatkov v svojih objavah, o katerih vodimo evidenco na podlagi uporabnikovega sporočila o objavi.
  • Avtor ima pravico za določen čas in za določene kategorije uporabnikov omejiti razpoložljivost gradiva, če se mu zdi to potrebno, npr. če želi prvi opraviti dodatne analize.
  • Raziskovalci dobijo za izročene podatke ustrezno ovrednoten zapis v bibliografiji in si tako pridobijo točke oziroma reference potrebne npr. za habilitacije, napredovanje ali sodelovanje pri projektih.
  • Izročanje podatkov iz raziskav, ki se pokrivajo iz javnih finančnih virov, je tudi moralna dolžnost avtorjev raziskave, saj predstavljajo javno dobrino.
  • Navodila za izročanje podatkov s pojasnili

    Kaj morate kot dajalec narediti, ko izročate podatke Arhivu:

    1. Preverite, ali podatki ustrezajo kriterijem za sprejem v arhiv. V nejasnih primerih se posvetujte s sodelavci ADP ali pošljete predlog preko obrazca za evidentiranje.
    2. Izpolnite in podpišite "Izjavo o izročitvi podatkov iz raziskave" (v dveh izvodih).
    3. Pripravite ustrezno urejene in dokumentirane podatke in ostalo gradivo za predajo v Arhiv.
    4. Ob pomoči Arhiva Izpolnite obrazec "Opis raziskave."
    5. Izpolnite "Pregled izročenih gradiv."
    6. Pošljete paket datotek s podatki in ostalimi gradivi v elektronski obliki in podpisano "Izjavo o izročitvi na naš naslov."

    Preverite, ali podatki ustrezajo kriterijem za sprejem v arhiv
    Dolgotrajno shranjevanje podatkov zahteva dodatne napore in stroške za pripravo v obliki, ki omogoča njihovo nadaljnjo uporabo. Ti so upravičeni ob prihranku, ki ga predstavlja večkratna uporaba podatkov.

    Kriteriji, ki jih pri tem uporabljamo so:

    • vsebinsko bogastvo podatkov v smislu ustreznosti konceptualizacije in tematskega dopolnjevanja zbirke ADP,

    • izpopolnjenost uporabljenih metod, celovitost in ustreznost podatkov in dokumentacije za nadaljnje analize,

    • dajalec avtorsko razpolaga s podatki in je pripravljen podatke izročiti arhivu za razširjanje.

    Prejeta gradiva pregledamo in raziskavi pripišemo določeno kategorijo glede na pomembnost. Raziskave, ki se rangirajo v kategorije 7., 8., in 9., po pomembnosti se avtomatsko uvrstijo v zbirko, ostale raziskave pa se uvrstijo glede na izjemno zanimivost zaradi enkratnosti in dopolnjevanja praznin v obstoječi zbirki.

    Izpolnite in podpišite "Izjavo o izročitvi podatkov iz raziskave"

    Z Izjavo o izročitvi nas pooblaščate za hrambo in razširjanje podatkov drugim uporabnikom. S predajo podatkov v arhiv se ohranijo vaše avtorske pravice. Uporabniki so dolžni navajati avtorja podatkov pri svojih objavah. Prav tako sami še naprej polno razpolagate s podatki. Arhiv zagotavlja dostop do podatkov pod licenco, ki jo sami izberete. V Izjavi o izročitvi sta ponujeni dve različici avtorskih licenc po predlogi "Creative Commons". Tam si lahko podrobneje pregledate splošno problematiko določanja avtorskih licenc za dostop do gradiv. Obe verziji vključujeta možnost predelav, obveznost navajanja vira in dajanja dostopa do izvedenih del pod istimi pogoji. Razlika je v dopuščeni ali izključeni možnosti uporabe podatkov, dobljenih preko arhiva, za komercialne namene.

    V Izjavi o izročitvi zagotavljate, da so podatki ob predaji anonimizirani, kar pod minimalnimi kriteriji pomeni, da so odstranjene direktne identifikacijske oznake posameznikov ali drugih enot. V arhivu prejete podatke shranimo v obliki, v kakršni smo jih prejeli, nato pa jih v postopku obravnave še enkrat pregledamo z vidika možnosti razkritja posameznika. V kolikor je potrebno, odstranimo ali prilagodimo spremenljive, ki so problematične, spremembe pa vključimo v končno verzijo datotek s podatki, namenjeni uporabnikom.

    V Izjavo je vključen je tudi odstavek, ki opredeljuje možnost dostopa do podatkov samo za uporabnike, ki so registrirani pri arhivu in ki se zavežejo določenim etičnim principom pri ravnanju s podatki. Posebej se vsak uporabnik zaveže skrbi za varovanje zaupnosti podatkov v smislu preprečevanja možnosti identifikacije posameznika.

    Pripravite ustrezno urejene in dokumentirane podatke in ostalo gradivo za predajo v Arhiv

    Priprava podatkov za arhiv se naj začne že ob načrtovanju raziskave. Priporočljivo je pregledati in upoštevati dobre prakse pri pripravi podatkov.
    Spodaj je povzetek oblikovnih zahtev pri izročanju podatkov in dokumentacije: 

     

    • podatki naj bodo v računalniški obliki, opremljeni s spremljajočim opisom (velikost datoteke, format, število spremenljivk in enot, pomen šifer; npr. ASCII datoteka skupaj s SPSS programom za branje in z oznakami vprašanj in šifer). V pomoč: Priporočila za urejanje podatkovne datoteke.

     

    • priložen naj bo vprašalnik, poleg tiskane kopije tudi elektronska kopija v izvorni obliki (npr. v kodi CAI programa, če je uporabljen, ali v formatu urejevalnika besedil).

     

    • zaželjeno je tudi ostalo gradivo, ki pomaga razbrati vsebino podatkov, kot je kodirna knjiga, izpis frekvenc, navodila za anketarje, podatki o izvedbi raziskave, kopije publikacij, v kolikor niso dostopne v ODKJG (Osrednja Družboslovna Knjižnica Jožeta Goričarja) oz. COBISS izpis. Medij za prenos datotek so lahko računalniške diskete, trakovi, CD ROM ali Internet. Vselej smo vam na voljo za dodatna pojasnila in pomoč pri pripravi dokumentacije. Lahko si pomagate tudi z zgledi navodil za dokumentacijo podatkov iz sorodnih ustanov.

    Izpolnite obrazec "Opis raziskave"

    Pripravljen je obrazec za opis raziskave po standardu DDI DTD, skupaj z navodili za izpolnjevanje po posameznih poljih. Izpolnjen skupaj z ostalimi gradivi pošljete na naš naslov, kjer ga pregledamo in vsebino prenesemo ter prilagodimo v arhivski zapis za katalog. Prilagajanje je namenjeno standardizaciji zapisov v katalogu, npr. pri uporabi določene klasifikacija vsebin in oblike zapisov. Avtor dobi končno verzijo OPISA RAZISKAVE še enkrat v pregled in po potrebi doda kakšne pripombe ter potrdi pravilnost zapisa. Tako, kot pri pripravi podatkov, avtor sam kot najboljši poznavalec največ prispeva tudi pri opisu bibliografskih in metodoloških podrobnosti izvedbe raziskave. Arhiv pa bo prispeval pri zagotavljanju večje preglednosti in primerljivosti gradiva ter čim lažje uporabe.

    Izpolnite "Pregled izročenih gradiv"

    Pomembno je, da pred pošiljanjem še enkrat pregledate in označite (z imeni in podatki o obliki, vsebini in o velikosti) poslane datoteke. Tako bomo zagotovili, da so z naše strani prejete datoteke identične poslanim. Sprejemamo različne formate zapisov (Tabela 1). Priporočamo zapise, ki so vsebinsko in strukturno polnejši, ker omogočajo boljše izkoriščanje v fazah nadaljnjega procesiranje gradiv. Spodaj je pregled zaželjenih in dopuščenih oblik zapisov posameznih vrst gradiv. V kolikor ima gradivo kakšne posebnosti v zapisih, se pred predajo posvetujte z nami, kako pripraviti gradivo za prenos.

    Tabela 1: Priporočene in druge oblike zapisov posameznih vrst gradiv za predajo (primerjaj http://www.esds.ac.uk/aandp/create/data.asp)

     

    Vrsta gradiva

    Priporočene oblike zapisov

    Druge oblike zapisov

    Strukturirana besedilna gradiva (Obrazec za opis raziskave, vprašalnik, kodirna knjiga)

    • Strukturiran metapodatkovni zapis vprašalnika (*.xml) po DDI ali CAI program (*.bmi)
    • *.rtf ali druga tekstovna oblika (*.doc, *.txt, ...)
    • Tiskana verzija
    • *.pdf ali druga grafična oblika

    Strukturirana podatkovna gradiva (Datoteka podatkov)

    • SPSS (*.por, *.sav)
    • ASCI (*.txt matrična ali z oznakami polj opremljena datoteka + opis za računalniško branje datoteke z imeni spremenljivk in njihovimi kategorijami)
    • Drugi statistični paketi
    • Preglednice (*.xls ipd.)
    • Baze podatkov

    Prosto oblikovana besedilna gradiva za shranjevanje izvorne dokumentacije (Vprašalnik, navodila anketarjem, nagovor raziskovancem, kopije raziskovalnih poročil)

    • *.pdf ali druga grafična oblika + tiskana verzija
    • *.rtf ali druga tekstovna oblika (*.doc, *.txt, ...)

    Pošljete paket datotek s podatki in ostalimi gradivi v elektronski obliki in podpisano "Izjavo o izročitvi" na naš naslov
    Gradiva v elektronski obliki lahko pošljete na elektronskih nosilcih (cd, dvd, usb ipd.) ali pripnete elektronski pošti (pazite na omejitve velikosti datotek poštnega predala), Izjavo o izročitvi pa pošljete po pošti ali faksu oz. prinesete osebno na naš naslov.