ARHIV DRUŽBOSLOVNIH PODATKOV

 

Prevzem

 

V fazi ob predaji/prevzemu podatkov arhiv z dajalcem razreši vsa morebitna vprašanja, povezana z raziskavo, kot so etična vprašanja, zaupnost in anonimizacija podatkov, vprašanja avtorstva in pravice arhiva oz. njegovega naslednika, da podatke prevzame, jih podvrže postopku digitalnega skrbništva, jih shranjuje in pod kakšnimi pogoji omogoča dostop, kot je morebitno obdobje embarga, posebne obravnave občutljivih podatkov in ali so potrebne omejitve komercialne rabe podatkov. Na tej podlagi arhiv in dajalec medsebojno podpišeta sporazum v obliki Izjave o izročitvi raziskovalnega gradiva. Informacije o pravicah in pogojih dostopa podatkovni arhivist prenese v sklop administrativnih metapodatkov, ki regulirajo nadaljnje postopke hrambe in omogočanja dostopa.

Skladno z OAIS informacijskim modelom arhiva (information model of an OAIS-type archive) raziskovalni podatki in ostalo spremljajoče gradivo, predano s strani dajalca v ADP, sestavlja sprejemni informacijski paket (SIP).

V paket spadajo:

• izpolnjen obrazec Opis raziskave
• ustrezno urejena in dokumentirana podatkovna datoteka po Priporočilih za urejanje podatkovne datoteke.
• originalni vprašalnik (tiskana in elektronska kopija)
• ostalo gradivo, ki pomaga razbrati vsebino podatkov, kot so: šifrant, kodirna knjiga, izpis frekvenc, navodila za anketarje, podatki o izvedbi raziskave, kopije publikacij in ostalih spremnih dokumentov, ki so bili del zbiranja podatkov ali pa so pomembni za njihovo razumevanje
• izpolnjena in podpisana Izjava o izročitvi raziskovalnega gradiva s seznamom izročenih gradiv (2 izvoda)

 

Neobvezno - a priporočljivo - lahko dajalec doda še raziskovalna poročila in druge spremljajoče publikacije, ki bi lahko koristile pri drugi rabi podatkov.

Predano gradivo v tej fazi prevzemnik pregleda, razrešijo se morebitna vprašanja glede vsebine in formatov. Po potrebi prevzemnik pozove dajalca, da predana gradiva dopolni zaradi zagotavljanja celovitosti. Podatkovni arhivist pripravi vse potrebne metapodatke za registracijo posameznih enot gradiva, povezanih v prevzemni paket, vnesejo se deskriptivni metapodatki za opis raziskave po DDI in strukturni metapodatki, ki zagotavljajo razumljivost ter maksimalno uporabnost za bodoče uporabnike. Gradivo se nato pretvori v priporočljive formate za dolgotrajno hrambo in dostop. Dostopno gradivo, ki je namenjeno uporabnikom, se hrani ločeno od arhivskega. V ADP se hranijo tudi vsa fizično predana tiskana gradiva in gradiva na različnih medijih.

 

 

Arhivsko spravilo podatkov

 

ADP gradiva nadzira in jih ob spremembi formatov za dolgoročno hrambo prilagodi svojim potrebam, prav tako pa poskrbi tudi, da so vsa gradiva in metapodatki dolgotrajno strojno berljivi. Funkcija arhivske hrambe vključuje tudi številne varnostne mehanizme, kot so postopki preverjanja napak v paketu, ovrednotenje priprave gradiv za dolgotrajno hrambo, kot tudi politike ravnanja v primeru uničenja gradiv.

V arhivski informacijski paket (AIP) spadajo vsa predana in dostopna gradiva, pretvorjena v primerne formate za dolgotrajno hrambo, ki se skupaj s pripadajočimi metapodatki hranijo na ločeni lokaciji, redno pa se pripravljajo tudi varnostne kopije, s čimer se zagotavlja večja varnost pred izgubo podatkov.

 

Ravnanje z (meta)podatki

 

V ADP hranimo administrativne metapodatke v različnih podatkovnih bazah, ki so potrebne pri poročanju o novih gradivih, uporabnikih, dajalcih idr.  in sicer imamo:

• bazo za evidentiranje raziskav, v kateri so vpisani osnovni metapodatki vsake raziskave (npr. naslov, avtorji, predana gradiva itd.);
• bazo uporabnikov, v kateri so vpisani podatki o uporabniku in vrsta dostopa;
• baza izjav o izročitvi, v kateri se nahajajo osnovne informacije o izjavi: ID raziskave, številka izjave, ime datoteke, URN, datum podpisa, ID raziskave, dajalec;
• bazo dostopov do raziskav, v kateri se nahaja seznam vseh raziskav in dostop do njih (ACU).

 

ADP z rednim posodabljanjem omenjenih baz administrativnih podatkov in z zagotavljanjem ustreznih osveženih metapodatkov končnim uporabnikom omogoča dolgoročno samostojno razumevanje in uporabo podatkov. ADP ima razvit sistem za beleženje sprememb, kar omogoča njihovo sledljivost. Ločimo med dvema vrstama sprememb, in sicer med manjšimi spremembami, ki jih vodimo kot različice, in večjimi, ki jih  vodimo kot verzije. Verzija in različica posameznega dokumenta sta razvidni iz imena dokumenta.

Vsa gradiva, ne glede na njihovo verzijo in različico, hranimo na skupnem direktoriju, njihove varnostne kopije pa hranimo na različnih lokacijah.

 

 

Dostop do podatkov

 

Metapodatki in ostala gradiva, povezana z raziskavo, so brez registracije dostopna vsem obiskovalcem spletne strani Arhiva družboslovnih podatkov.

Uporabnik lahko preko spletne strani ADP dostopa do naslednjih metapodatkov o raziskavah:

1. Metapodatki s podatki dostopnimi v ADP

V ADP hranimo metapodatke skupaj s podatki, ki so dostopni preko ADP. Uporabnik se mora ob uporabi tovrstnih podatkov strinjati s pravili ADP.

2. Metapodatki s podatki dostopnimi v drugi organizaciji

V ADP pripravljamo tudi metapodatke podatkov, ki so dostopni preko drugih arhivov ali organizacij, kot so nekateri mednarodni primerjalni podatki ter nezaščiteni mikropodatki s področja uradnih statistik. ADP hrani in razširja njihove metapodatke in povezavo do podatkov. Dostop do podatkovnih datotek je tako omejen s pravili organizacije, ki jih hrani in razširja v celoti.

 

Dostop do raziskav na spletni strani ADP

 

Za dostop do podatkov se je potrebno predhodno registrirati. Uporabniki z registracijo za dostop do podatkov pridobijo možnost spletnih analiz s pomočjo vmesnika Nesstar in/ali možnost prenosa podatkovnih datotek v izbranem formatu na lasten računalnik.

 

Vrste uporabnikov in dostopa

 

V ADP razlikujemo tri različne tipe uporabnikov: registrirane raziskovalce, ki lahko dostopajo tudi do manj zaščitenih mikropodatkov, študente, ki lahko dostopajo do večine podatkov iz kataloga ADP, ter komercialne uporabnike, ki lahko dostopajo do omejenega nabora mikropodatkov, ki niso distribuirani pod licenco CCBYNC. Uporabnik se preko opisa raziskave na spletni strani ADP seznani z morebitnimi posebnimi omejitvami in izjemami glede dostopa, ki jih je določil dajalec ob predaji.

V ADP ločimo štiri vrste dostopa do podatkov:

• dostop do mikropodatkov v okolju Nesstar,
• dostop do zaščitenih mikropodatkov (PUF - Public Use Files),
• dostop do manj zaščitenih mikropodatkov (SUF - Scientific Use Files) in
• dostop do nezaščitenih občutljivih mikropodatkov (ScUF - Secure Use Files).

 

Pogoji uporabe podatkov