{"id":4680,"date":"2017-06-14T12:18:54","date_gmt":"2017-06-14T10:18:54","guid":{"rendered":"http:\/\/www.adp.fdv.uni-lj.si\/blog\/?p=4680"},"modified":"2017-06-14T12:18:54","modified_gmt":"2017-06-14T10:18:54","slug":"9-zmoznosti-excela-ki-jih-morate-poznati-ce-delate-s-podatki","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.adp.fdv.uni-lj.si\/blog\/2017\/06\/14\/9-zmoznosti-excela-ki-jih-morate-poznati-ce-delate-s-podatki\/","title":{"rendered":"9 zmo\u017enosti Excela, ki jih morate poznati, \u010de delate s podatki"},"content":{"rendered":"

Excel je najpularnej\u0161e orodje za delo s preglednicami in mnogi ga uporabljamo tudi za pripravo in analizo podatkov. Za bralce bloga ADP sem pripravila izbor devetih klju\u010dnih funkcionalnosti Excela, ki jih sama najpogosteje uporabljam pri delu s podatki ter sem jih predstavila na delavnici za novinarje<\/a> (maj 2017).<\/span><\/p>\n

1. Pretvorba besedila v stolpce<\/b><\/h2>\n

Ko boste na spletu iskali podatke, jih boste le redko na\u0161li urejene v XLS formatu. \u00a0Eden izmed pogostej\u0161ih formatov, v katerih so shranjeni javno dostopni podatki, je CSV (coma separated values<\/em>), kar v prevodu pomeni z vejico lo\u010dene vrednosti. To je tudi eden izmed formatov, ki ga lahko izberete pri prenosu podatkovnih datotek ADP.<\/span><\/p>\n

Ko CSV datoteko ADP raziskave odprete v Excelu, vidite navidez neurejen niz podatkov, kot na primer na Sliki 1. Vsaka vrstica predstavlja niz vrednosti, ki so lo\u010dene z vejico. Te vrednosti v stolpce pretvorimo z ukazom text to columns<\/em>\u00a0(besedilo v stolpce), kjer izberemo opis\u00a0delimited\u00a0<\/em>(razmejeni) in lo\u010dilo comma<\/em> (vejica).<\/span><\/p>\n

\"\"
Slika 1: Ena izmed podatkovnih datotek ADP, ko jo izvozimo v CSV formatu in odpremo v Excelu<\/figcaption><\/figure>\n

Ukaz lahko uporabite tudi za pretvorbo drugih tekstovnih formatov (TXT datoteke), kjer pa so namesto vejic lahko uporabljena druga lo\u010dila (npr. presledki, podpi\u010dja, tabulatorji).<\/span><\/p>\n

2. Fiksiranje vrstic\/stolpcev<\/b><\/h2>\n

Dimenzije tabel in podatkovnih datotek, ki jih v Excelu pregledujemo, pogosto presegajo velikost zaslona. To vsekakor velja za podatkovne baze ADP, kjer imamo navadno precej ve\u010d enot (vrstic) in spremenljivk (stolpcev), kot jih lahko vidimo na zaslonu. Pri premikanju po delovnem listu \u017eelimo, da bi tudi v spodnej\u0161ih vrsticah in desnej\u0161ih stolpcih lista lahko videli prvo vrstico (pri ADP je to navadno \u0161ifra enote) oziroma prvi stolpec (navadno imena spremenljivk). Prvo vrstico (ali ve\u010d vrstic) in\/ali prvi stolpec (ali ve\u010d stolpcev) lahko zamrznemo z ukazom freeze panes<\/em> oziroma freeze top row<\/em> (prva vrstica) ali freeze first column<\/em> (prvi stolpec). Odmrznemo jih z ukazom unfreeze panes<\/em> (odmrzni) (Slika 2).<\/span><\/p>\n

\"\"
Slika 2: Odmrzovanje vrstic in stolpcev<\/figcaption><\/figure>\n

3. Razvr\u0161\u010danje in filtriranje podatkov v tabeli<\/b><\/h2>\n

\u0160e dve funkcionalnosti, ki nam precej olaj\u0161ata pregledovanje podatkovnih datotek, sta razvr\u0161\u010danje in filtiranje podatkov. Podatke lahko razvr\u0161\u010damo po velikosti od najmanj\u0161ega do najve\u010djega ali najve\u010djega do najmanj\u0161ega (Slika 3) po eni ali ve\u010d spremenljivkah. Pred razvr\u0161\u010danjem poskrbimo, da izberemo spremenljivko, s katero lahko podatke uredimo v prvotno stanje (npr. id \u0161tevilka).<\/span><\/p>\n

S filtri pa omogo\u010dimo, da se prika\u017eejo samo dolo\u010dene izmed vrednosti spremenljivke. Napredno filtriranje omogo\u010da tudi identifikacijo podvojenih vrednosti, \u010de se teh \u017eelimo znebiti. Zame je filtriranje ena izmed nepogre\u0161ljivih funkcij, predvsem jo uporabljam v fazi \u010di\u0161\u010denja in priprave podatkov.<\/span><\/p>\n

\"\"
Slika3: Razvr\u0161\u010danje in filtriranje<\/figcaption><\/figure>\n

4. Relativno sklicevanje<\/b><\/h2>\n

Osnova uporabe formul v Excelu je sklicevanje na druge celice (npr. =A1), pri \u010demer \u010drke ozna\u010dujejo stolpce, \u0161tevilke pa vrstice. Privzeto je sklicevanje vedno <\/span>relativno<\/b>, kar pomeni, da se pri kopiranju formul iz ene celice v drugo, formula prilagodi tako, da se sklic nana\u0161a na celico, ki je dolo\u010deno \u0161tevilo stolpcev desno in\/ali vrstic navzdol. Npr. formula =A1+B1 pri kopiranju v celico desno postane =B1+C1, pri kopiranju v celico navzdol pa =A2+B2.<\/span><\/p>\n

V\u010dasih pa si pri kopiranju formul \u017eelimo, da bi bil sklic <\/span>absoluten<\/b>, kar pomeni, da bi se pri kopiranju formule v drugo celico ohranil sklic na isto celico, tj. =A1. Sklic naredimo absoluten tako, da pred \u010drko in pred \u0161tevilko dodamo dolarski znak ($), s \u010dimer vrednost fiksiramo, da se pri kopiranju ohrani izvorni klic. V zgornjem primeru bi torej formula =$A$1+$B$1 pri kopiranju v katero koli drugo celico ostala nespremenjena.<\/span><\/p>\n

Sama v praksi pogosto uporabljam tudi kombinacijo relativnega in absolutnega sklicevanja, kjer dolarski znak dodam le pred \u010drko (fiksiranje sklica na stolpec) ali pred \u0161tevilko (fiksiranje sklica na vrstico). V zgornjem primeru bi se sklic =$A1+$B1 pri kopiranju v desno ohranil, pri kopiranju v celico navzdol pa bi postal =$A2+$B2. Obratno pa bi se sklic =A$1+B$1 pri kopiranju v desno spremenil v =$B1+$C1, pri kopiranju navzdol pa bi se ohranil.<\/span><\/p>\n

\"\"
Slika 4: Absolutno in relativno sklicevanje<\/figcaption><\/figure>\n

5. Posebno lepljenje<\/b><\/h2>\n

Kopirati in prelepiti podatke zna vsakdo, bodisi z desnim klikom bodisi z bli\u017enjicama ctrl+c in ctrl+v, vendar v Excelu s tovrstnim lepljenjem v\u010dasih ne dose\u017eemo \u017eelenega rezultata. S klasi\u010dnim lepljenjem celice (ali niza celic) namre\u010d ne prenesemo le njene vrednosti, ampak tudi oblikovne lastnosti, skilcevanja (formule) in druge lastnosti. \u010ce \u017eelimo kopirati le enega izmed atributov celice (najpogosteje je to vrednost), izberemo ukaz \u201cpaste special\u201d (posebno lepljenje), kjer izberemo \u201cvalues\u201d (vrednosti) ali pa kaj drugega, odvisno od namena lepljenja podatkov.<\/span><\/p>\n

\"\"
Slika 5: Mo\u017enosti posebnega lepljenja<\/figcaption><\/figure>\n

6.\u00a0Pogojno oblikovanje<\/b><\/h2>\n

Ena izmed funkcij, ki je v\u010dasih koristna pri pregledovanju podatkov, je \u201cconditional formating\u201d (pogojno oblikovanje), kjer lahko celice v tabeli obarvamo glede na njihove vrednosti. Na Sliki 6 sem jo na primer uporabila, da sem vizualno izpostavila vrednosti, ki so nad dolo\u010deno mejo. Uporabimo pa jo lahko \u0161e na \u0161tevilne druge na\u010dine.<\/span><\/p>\n

\"\"
Slika 6: Primer pogojnega oblikovanja, ko se obarvajo vrednosti nad dolo\u010deno mejo<\/figcaption><\/figure>\n

7. Funkcije za besedilo<\/b><\/h2>\n

V podatkovni datoteki imamo pogosto lahko tudi tekstovna polja. Pri \u010di\u0161\u010denju tovrstnih vnosov so izjemno koristne tekstovne funkcije, med katerimi bi izpostavila naslednje:<\/span><\/p>\n