O arhiviranju

▪ Postopki v ADP

▪ Standardi, vodiči, orodja, slovarji in tezavri

Arhiv ponuja storitve osrednjega servisa za dostop do gradiv izvedenih raziskav. Kot tak je vmesnik med izdelovalci podatkov in uporabniki ter slednjim nudi večjo dostopnost do informacij. Naloga arhiva je hraniti gradiva preteklih raziskav (podatke v surovi obliki, vprašalnike, dokumentacijo, poročila, itd.) tako, da bi jih bilo mogoče ponovno uporabiti v izobraževalne ali raziskovalne namene in jih v primernih oblikah posredovati svojim uporabnikom. Pri svojem delu arhiv uporablja različne domače in tuje standarde, vodiče, primere dobrih praks, orodja, slovarje ter tezavre s področja arhiviranja gradiv in delovanja arhiva.

Pridobivanje, ocenjevanje in izbor novih enot

V okviru svoje dejavnosti, Arhiv išče surove podatke raziskav javnomnenjske, zasebne ali celo komercialne narave, zanimive za ponovno uporabo. Viri iskanja so različni: seznam projektov ARRS, stalni dajalci, informacije v medijih, itd. Med dajalci so večinoma ustanove iz akademskega področja, pa tudi javne in privatne ustanove, ki se ukvarjajo z zbiranjem podatkov. Dajalcem podatkov so na voljo navodila in obrazci za pripravo in oddajanje podatkov v arhiv.

Priprava podatkov za dolgotrajno shranjevanje zahteva čas in denar. To je razlog, da arhiv shranjuje le podatke raziskav, ki so zanimivi za nadaljnjo uporabo. Pri odločanju o ustreznosti raziskave za arhiviranje se poslužuje predvsem vsebinskih in metodoloških kriterijev.

Po prejemu gradiva raziskave se le-to pregleda in raziskavi pripiše določeno kategorijo glede na pomembnost.

Pregledovanje in spravilo gradiv

Dajalec je dolžan arhivu dostaviti gradivo, ki je ustrezno urejeno in arhivirano. Ob izročitvi izpolni in podpiše Izjavo o izročitvi podatkov iz raziskave in obrazec Pregled izročenih gradiv. V sodelovanju z arhivom pripravi opis raziskave na ustreznem obrazcu.

Arhiv prejeto gradivo pregleda z vidika celovitosti, identifikacije in anonimizacije podatkov. V kolikor je potrebno, so odstranjene ali prilagojene spremenljivke, ki predstavljajo identifikatoje (npr. telefonska številka, ime in priimek, občina, kraj, letnica rojstva, delovno mesto, ... ).

Sledi čiščenje podatkov, kar vključuje predvsem ustrezno dokumentiranje manjkajočih vrednosti, preverjanje frekvenc, preverjanje in dodajanje label (oznak), rekodiranje. Pri tem uporabljamo orodji SPSS in Nesstar Publisher

Izhodišče za pripravo opisov raziskav predstavlja DDI standard (Data Documentation Initiative,) in XML - Extensible Markup Language. Dodatno so uporabljena še pravila za citiranje ter razdelitev na vsebinska področja in subkategorije. Za citiranje se uporablja pravila MRDF (Machine-Readable Data Files), ki jih je oblikoval ICPSR - The Inter-university Consortium for Political and Social Research. Za za vsebinska področja se uporablja razdelitev področij, ki jo predpisuje CERIF standard (Common European Research project Information Format), za subkategorije pa klasifikacija CESSDE - Council of European Social Science Data Archives.

Stopnje opisov raziskav – njihova razlaga in postopki, ki so povezani z njimi

Pri hranjenju gradiva raziskav Arhiv sledi predvsem dvema usmeritvama: shranjevanje gradiva na način, da se prepreči uničenje ter da se omogoči dolgotrajna uporaba. V ta namen vsaki raziskavi kot celoti paketa podatkovnih in spremljajočih gradiv, dodelimo enkratno identifikacijsko številko. Vsa gradiva raziskave so zabeležena v bazi gradiv, kat smo jih prejeli, ter v izvedenih verzijah namenjenih dolgotrajnemu shranjevanju ter verzijah, namenjenih uporabnikom. Gradiva hranimo v več kopijah. Opis raziskave je končni dokument, ki zagotavlja celovitost paketa gradiv in njihovo razumljivost za nadaljnjo uporabo. Sistem za spravilo in dolgotrajno hrambo je nastal na podlagi strokovnih zgledov in izkušenj arhivov podatkov po svetu. V tem okviru načrtujejo formalizacijo pravil in uporabe orodij za dolgotrajno shranjevanje skladno z standardom OAIS.

Objava in uporaba gradiv

Gradiva, ki so namenjena uporabnikom, so pripravljena v obliki, ki zagotavlja čim lažjo uporabo. To pomeni, da je večina tiskanih gradiv digitaliziranih in dostopnih v najpogostejših formatih, podatki so na voljo v različici za sprotno analizo, možno je snemanje podatkov v razširjenem naboru formatov statističnih paketov. Vsem uporabnikom so prosto dostopna nepodatkovna gradiva, kot so opis raziskave in spremljajoči dokumenti za razumevanje vsebine raziskave in dokumenti za razumevanje vsebine podatkov. Ta gradiva so na voljo za pregledovanje in snemanje na spletu. Opisi in ostalo gradivo raziskav so objavljeni tudi na Nesstarju, kjer lahko uporabniki iščejo s pomočjo iskalnika. Dostop do podatkovnih gradiv z namenom nadaljnje uporabe v izobraževalne in raziskovalne namene omogočamo uporabnikom, ki se predhodno registrirajo. Uporabniki lahko do podatkov dostopajo preko spleta na podlagi dodeljenega gesla. Z dodeljenim geslom lahko pregledujejo podatkovna gradiva raziskav in izvajajo enostavnejše analize. Dodatno lahko snamejo datoteke, ki so predvidene za akademsko rabo. Za lažjo uporabo se lahko poslužujejo navodil za uporabnike.

Objavljena gradiva se naknadno vpišejo v katalog COBISS pod kategorijo ...

Standardi, vodiči, orodja, slovarji in tezavri

Osrednja naloga ADP je shranjevanje podatke iz preteklih raziskav tako, da bi jih bilo mogoče ponovno uporabiti. Poleg tega, da so podatki iz različnih raziskav urejeni in spravljeni na enem mestu, si Arhiv prizadeva za shranjevanje, ki zagotavlja dolgoročno uporabo. Takšno shranjevanje zahteva skrbno, natančno in kvalitetno pripravo podatkov v vseh fazah priprave le-teh za arhiviranje. Pri tem se poslužuje številnih domačih in tujih standardov ter primerov dobrih praks arhiviranja in spravila podatkov.

Standardi:


  • DDI - Data Documentation Initiative
  • XML - Extensible Markup Language
  • MARC - Machine-Readable Cataloging
  • DCMI - Dublin Core Metadata Initiative
  • ZVDAG - Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih
  • OAIS - Open Archival Information System
  • About the Data Seal of Approval (DSA)
  • ICPSR: Standards Compliance for Digital Preservation
  • ISO/IEC 11179-1:2004 - Information technology -- Metadata registries (MDR) - Part 1: Framework
  • Ostali ISO standardi s področja metapodatkov
  • METS – Metadata Encoding and Transmission Standard
  • Primeri dobrih praks, vodiči:


    UKDA: MANAGE AND SHARE DATA

    Preservation activities

    UKDA: Publications: Guides to Good Practice

    ICPSR: Digital Curation

    ESDS – Economic and Social Data Service: ESDS guides for creators and depositors

    IFDO – International Federation of Data Archives: Management of data archiving & distribution

    CIRCA (Communication and Information Resource Centre Administrator) Library

    Cessda projekti


    Orodja:

    Nesstar - Networked Social Science Tools and Resources

    Oxygen

    DDI Tools Library


    Slovarji, tezavri:

    CERIF - Common European Research project Information Format Annex: Research classification scheme

    TopcClas CESSDA - Council of European Social Science Data Archives

    ELSST - European Language Social Science Thesaurus

    ISI – International Statistical Institute

    UNESCO thesaurus

    ILO thesaurus

    Glossary of Social Science Computer and Social Science Data Terms

    Terminology on Statistical Metadata

    Klasifikacija raziskav ADP po pomembnosti.

    Slovar strokovnih izrazov digitalne hrambe ADP


    Drugo gradivo za delo arhiva