V organizaciji Združenja evropskih arhivov družboslovnih podatkov (CESSDA) je 28. in 29.10.2013 na Dunaju potekal ekspertski seminar. Osrednja tema seminarja je bilo vprašanje ravnanja z raziskovalnimi podatki, s poudarkom na spodbudah in stroških. Tema se sklada z mednarodnimi smernicami, ki utirajo pot v smeri vse večjega in boljšega dostopa do raziskovalnih podatkov.
Prvi dan srečanja je bilo v ospredju vprašanje usposabljanja raziskovalcev za ravnanje s podatki. Elisabeth Strandhagen in Sara Svensson iz Swedish National Data Service sta predstavili, kako se z vprašanjem spopadajo na Švedskem. Swedish Research Council zahteva od raziskovalcev, ki se ukvarjajo s ”pomembnimi podatkovnimi zbirkami”, da pripravijo načrt ravnanja s podatki (DMP). V švedskem družboslovnem arhivu pričakujejo, da bo ta zahteva v doglednem času postala obveza za vse raziskovalce. Že sedaj se je v njihovem arhivu močno povečalo povpraševanje po podpori pri pripravi načrtov. Na spletni strani so že objavili svoje orodje za pripravo DMP, pripravljajo pa tudi vodnik. Sonja Bezjak iz slovenskega Arhiva družboslovnih podatkov je predstavila predlog politik za ravnanje z raziskovalnimi podatki v Sloveniji in predlog akcijskega načrta za vzpostavitev sistema odprtega dostopa do raziskovalnih podatkov financiranih z javnimi sredstvi. Sledila je krajša predstavitev Alexie Katsanidou, iz nemškega GESIS, ki je skušala odgovoriti na vprašanje, kako raziskovalce spodbuditi, da bodo ustrezno ravnali s podatki. Med vprašanji, ki si jih raziskovalci zastavljajo, kadar je govor o deljenju podatkov, sta najpogostejši: Zakaj prav jaz? Kakšno korist bom imel, če delim podatke? Drugi ne bodo ustrezno uporabili mojih podatkov…
Alexandra Stam iz švicarskega FORS je predstavila izvirno obliko usposabljanja raziskovalcev za ustrezno ravnanje z raziskovalnimi podatki. Prikazala je primer scenarija, ki so ga pripravili in izvedli v okviru poletne, 5-dnevne šole. Po izmišljenem scenariju, ki so ga pripravili v sodelovanju z UK DA, so neznanci iz arhiva ukradli podatkovno bazo. Udeleženci poletne šole so iz nastalih okoliščin skušali rekonstruirati izgubljene podatke, metapodatke, dokumentacijo… Gre za primer dobre prakse, saj so se udeleženci vživeli v zgodbo, sledili pripravljenemu scenariju in z zanimanjem sodelovali pri delu. Scenarij je pomagal, da so dojeli smisel in pomen dobre in kakovostne priprave podatkov.
Drugi dan srečanja je bil namenjen vprašanju spremljanja stroškov. Laurence Horton, GESIS, se je osredotočil na pomen stroškov pri arhiviranju in izpostavil, da je le-te težko napovedati oziroma oceniti. Pomagajo si z OAIS modelom, na katerem temelji večina arhivov. Veerle Van den Eynden, iz UK Data Archive, je skušala odgovoriti na vprašanje: kako lahko raziskovalci ovrednotijo potrebe, ki izvirajo iz ravnanja z raziskovalnimi podatki. To je pomembno zaradi rasti trenda deljenja podatkov in bo zanimalo zlasti financerje, založnike in raziskovalce. Pomembno pa je tudi na ravni institucionalnega planiranja proračuna. Predstavila je orodje, ki so ga razvili v okviru UK Data Service in je brezplačno na voljo raziskovalcem.
Heiko Tjalsma, iz nizozemskega DANS, je predstavil stroškovni model, ki ga uporabljajo v nizozemskem arhivu. Stroške delijo na tiste, ki so neposredno povezani s podatki, stroške urada, zaposlenih (arhivarji, splošni in drugi) ter računalniško opremo in storitve – govorijo o t.i. ABC modelu. Pri delu opažajo, da se stroški zelo razlikujejo, kadar med seboj primerjajo različne discipline (družboslovje, humanistika, arheologija…), saj imajo ti različne delovne procese.
Mari Kleemola, Finnish Social Science Data Archive, je na podlagi izkušenj finskega arhiva zastavila več odprtih vprašanj in udeležence pozvala, naj ji pomagajo poiskati odgovore. Na Finskem velik problem predstavlja vprašanje: Kdo je lastnik podatkov? Saj je ta na dolgi rok odgovoren za podatke. V Veliki Britaniji so lastniki večinoma kar raziskovalci sami, razen v primeru večjih podatkovnih baz, za katere poskrbijo financerji. Po zakonu pa je lastništvo stvar dogovora med deležniki – univerza lastništvo običajno preloži na raziskovalca. Na Nizozemskem je podobno kot v VB – pravno gledano so lastniki podatkov univerze, vendar običajno to kot breme preložijo na raziskovalca. Udeleženci seminarja so še povedali, da na Danskem, Finskem in v Nemčiji ni jasno, kdo je lastnik podatkov.
Udeleženci seminarja so izmenjali svoje izkušnje, dobre in slabe prakse in razpravljali o možnih nadaljnjih korakih glede načrtov ravnanja z raziskovalnimi podatki in tudi glede načrtovanja, vodenja in upravljanja s stroški.
